Hay veces en las que debemos enviar el mismo documento varias veces, documentos con el mismo formato, diseño pero con diferente información adentro. Estar creando un mismo documento varias veces quita tiempo y eficiencia, otra esto nos sirve la correspondencia combinada.
¿Para que sirve?
La función de correspondencia combinada en Word nos permite crear documentos personalizados en varias cantidades o en masa. Se usa un documento principal que funciona como "base de datos" para generar cartas, correos electrónicos, etiquetas o sobres de forma automática, gracias a esto ahorramos tiempo y hacemos crecer la productividad.
¿Donde se encuentra?
La opción de correspondencia combinada se encuentra en la sección de "mailings" o "correspondencia". Puedes encontrar esta función como "start mail merge" o "iniciar combinación de correspondencia".
¿Como funciona?
- Primero se crea el documento principal deseado, ya sea una carta, correo o etiqueta, incluyendo en ella los marcadores de posición o campos de combinación donde irán los datos personalizados.
- Luego se elige la fuente o documento externo que contenga la informaciónde los destinatarios (nombres, direcciones, edades, etc.). Puede ser una hoja de cálculo de Excel o también puede ser un documento de Word.
- Word combina el documento principal con los datos adquiridos de nuestra fuente de información externa, creando así una versión personalizada para cada registro de la fuente de datos.
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